 |
049 Lexique administratif
|
|
LEXIQUE administratif Un langage clair, ça simplifie la vie ! Le lexique des termes administratifs |
|
Ce lexique s’inscrit dans le cadre du projet d’amélioration de la communication entre l’Administration et les citoyens, initié par le Ministère de la fonction publique et de la réforme de l’État. Les agents rédacteurs, comme les usagers, leurs représentants et les travailleurs sociaux, ont constaté que la technicité et la complexité du langage administratif constituaient des obstacles majeurs à sa compréhension et menaient souvent à des échanges improductifs et frustrants. Ce lexique a donc un double but : • vous aider à repérer les mots et expressions qui peuvent poser des problèmes de compréhension; • vous proposer soit des mots et des expressions plus simples à leur substituer lorsque c’est possible, soit des explications à insérer dans le courrier que vous rédigez. Il s’agit de donner aux destinataires de vos lettres les moyens de les comprendre facilement et rapidement et ainsi d’y répondre ou de réagir de façon adéquate. Ce lexique a été réalisé par des linguistes, des lexicographes et des juristes et repose sur l’analyse du langage administratif observé dans plusieurs milliers de courriers et de formulaires provenant de différentes administrations centrales et de services déconcentrés. Son but n’est pas d’interdire des mots ou des expressions, mais de souligner les difficultés que peuvent rencontrer certaines personnes à leur lecture et de donner des moyens de lever ces difficultés, quel que soit le niveau de langage abordé, technique, soutenu ou même courant. Ses suggestions ne seront valables et utiles que dans la mesure où vous les adapterez à vos besoins et à ceux de vos destinataires. Car en tant qu’agent rédacteur, vous êtes la personne la mieux placée pour rédiger une lettre à un usager : vous connaissez la situation juridique ou administrative à traiter, vous avez des informations sur votre interlocuteur et vous construisez un véritable rapport avec lui. Le lexique a été conçu pour être consulté ponctuellement au moment de la rédaction d’un courrier. Cependant, une lecture rapide de l’ensemble des articles vous permettra de voir que des mots et des expressions qui vous sont très familiers et que vous utilisez spontanément peuvent être difficiles à comprendre ou perturbants pour certaines personnes. |
|
Les mots et expressions du lexique Les quelque 2000 mots et expressions de ce lexique ont tous été relevés dans des formulaires et des courriers authentiques. Leur analyse a fait apparaître trois grandes catégories de mots et d’expressions problématiques : • des mots et expressions techniques, tels que assignation, recours gracieux, séquestre qui relèvent de différentes branches du droit (administratif, civil, fiscal, social, etc) et dont le sens précis n’est connu que des spécialistes; • des mots et des expressions rares tels que nonobstant, arguer du fait que, faire fond sur qui appartiennent à un registre très soutenu, mal maîtrisé par beaucoup d’usagers; • des expressions composées de mots assez courants mais dont l’emploi peut mettre votre interlocuteur mal à l’aise ou le troubler, tels que délai de rigueur, se trouver dans l’impossibilité de, s’il advenait que, sous le timbre de. Pour chaque type de mots et d’expressions, le lexique vous suggère de reformuler ou d’expliciter votre propos. Les suggestions d’explications Les termes techniques décrivent des réalités et des procédures spécifiques. Ils reçoivent des définitions précises dans les textes de loi ou de règlement auxquels vous êtes amenés à faire référence. La majorité d’entre eux doivent obligatoirement apparaître dans votre correspondance. Leur remplacement par des mots ou des expressions plus courants risquerait d’entraîner une perte totale ou partielle du sens de votre message. Pour ces termes, le lexique donne des explications aussi complètes, claires et concises que possible, que vous pourrez insérer dans votre courrier. Ces gloses en italiques ont été validées par des juristes et rédigées de manière à couvrir les situations et les contextes les plus larges. Certaines contiennent des mots techniques “incontournables”, eux-mêmes expliqués ailleurs dans le lexique, mais qui ne poseront pas nécessairement de problème de compréhension à tous les usagers. Vous pourrez donc, en fonction de votre propos et de votre interlocuteur, utiliser tout ou partie de ces gloses, de façon à les adapter au mieux au cas que vous traitez. Les suggestions de remplacement Les mots et expressions d’un registre très soutenu peuvent être facilement remplacés par des synonymes plus courants, appartenant à un vocabulaire élémentaire connu de tous. Votre message gagnera en clarté sans perdre son contenu informationnel. Le lexique propose un ou plusieurs substituts, en caractères gras, en fonction des différents contextes et sens possibles, de manière à ce que vous puissiez choisir le plus adéquat. |
|
Les sens très différents sont présentés dans des catégories séparées, notées , , etc, précédés éventuellement d’indicateurs entre parenthèses, qui précisent le sens traité. Les sens représentés sont exclusivement ceux présents dans les courriers administratifs analysés et non tous les sens de chaque mot ou expression que vous pourriez trouver dans un dictionnaire de langue générale ou un glossaire spécialisé. Ainsi, nous ne suggérons aucun substitut pour les sens concrets des mots assiette ou attache, qui ne posent pas de problème de compréhension, mais nous traitons le sens d’assiette d’imposition et l’expression prendre l’attache de, qui peuvent être obscurs pour certains usagers. De même, seuls sont donnés les emplois de fonds représentés dans la correspondance administrative; ainsi, des expressions comme fonds commun de placement ou fonds monétaire international ne sont pas traitées. Les suggestions de reformulation Les exemples, tirés des 3300 courriers analysés, et leurs reformulations en langage courant illustrent l’emploi des substituts ou vous suggèrent de réécrire vos phrases dans un style plus direct et plus clair. Ces exemples sont en italiques maigres et leurs reformulations en italiques gras, précédées d’une petite flèche. Ces dernières vous sont proposées à titre indicatif et non comme des “modèles”. Vous pourrez vous en inspirer et les adapter en fonction de vos besoins. |
|
Des remarques sur certaines procédures administratives Vous trouverez des rappels sur certaines réformes de procédures administratives adoptées récemment, concernant les copies certifiées conformes, les fiches d’état civil et les justificatifs de domicile. Les renvois d’article à article Pour éviter de répéter certaines informations, des renvois sont faits d’article à article pour vous signaler l’endroit où tel mot ou telle expression sont traités. Ces renvois sont précédés de voir. Les sigles Une liste d’environ 300 sigles est donnée à la fin du lexique. Elle rappelle les formes développées complètes des sigles les plus couramment employés dans les courriers administratifs. Ces formes sont beaucoup plus explicites pour l’usager que les abréviations qui peuvent prêter à confusion. Vous pourrez éventuellement les insérer dans vos courriers. *** Avec ce lexique, nous espérons avoir répondu à certaines de vos interrogations et en avoir devancé d’autres. Notre contribution à l’effort de simplification et de clarification du langage administratif s’enrichira de vos expériences et de vos commentaires, que nous souhaitons nombreux. Les auteurs |